U besteedt veel aandacht aan uw evenement. Zowel in de voorbereiding als bij de uitvoering. Per slot van rekening gaat het om een (soms grote) investering in tijd en geld. U wilt dat alles perfect geregeld wordt, zodat uw gasten meer dan tevreden zijn en u samen met hen kunt terugkijken op een geslaagd evenement. Daarom heeft u bij VPN een vaste Project Manager, waardoor de communicatie optimaal is. 

Hij begeleidt het hele project van begin tot eind. Dat begint met een gesprek waarin wij uw wensen inventariseren, via het opstellen van een vervoersplan, het regelen van eventuele vergunningen, tot een evaluatie na afloop. U heeft slechts één contactpersoon, ook als u gebruikt maakt van zusterbedrijven van VPN, zoals Traffic Support voor verkeersregelaars, Crowd Support voor beveiliging of OnlineTicket voor instapkaarten.

Planvorming

Nadat u uw wensen met uw Project Manager bij VPN besproken heeft, gaan onze collega’s aan het werk om voor u een overzichtelijk plan op te stellen. Hiermee informeren we tijdens de voorbereidingen voorafgaand aan het evenement desgewenst ook gemeente, politie, brandweer en Rijkswaterstaat. 

In dit plan zijn de volgende zaken opgenomen:

  • Het verwachte aantal bezoekers en daarmee samenhangend het aantal voertuigen;
  • de aanrijroutes van touringcars, lijnbussen, taxi’s, maar mogelijk ook van eigen vervoer;
  • de parkeerlocatie(s) die gebruikt gaan worden; 
  • welke extra bewegwijzering noodzakelijk is en waar deze moet komen, bijvoorbeeld ook langs snelwegen; 
  • de locaties waar eventueel hekken worden geplaatst;
  • de voetgangersstromen;
  • de plaatsen waar verkeers- en/of parkeerbegeleiders worden in gezet;
  • de aankomst- en vertrektijden.

Ook bekijken wij of er ontheffingen of vergunningen nodig zijn en verzorgen we desgewenst de aanvraag hiervan. Zo kunt u er zeker van zijn dat het plan in de gewenste vorm uitvoerbaar is.

Vergunningen

Vindt uw evenement plaats op een van de grote en bekende Nederlandse locaties, dan zijn eventuele vergunningen ongetwijfeld al geregeld. Organiseert u echter een evenement in uw eigen bedrijf of op een ongebruikelijke plek, dan is het belangrijk tijdig inzicht te hebben in de vergunningen die u nodig heeft. Dit kan zijn voor het plaatsen van verkeersborden, de inzet van verkeersregelaars of het inrichten van een tijdelijke parkeerlocatie. Of om tijdelijk toegang te krijgen tot bepaalde wegen. 

Dergelijke vergunningen moeten op tijd geregeld worden. Ook dat kunt u aan ons overlaten. Bespreek uw plannen met ons en wij geven u advies met betrekking tot de benodigde vergunningen. Indien gewenst vragen wij deze ook voor u aan. Zodat u verder kunt gaan met het organiseren van uw evenement.

Signing

Als u voor uw evenement gebruik maakt van een bestaande en bekende locatie is er vaak al sprake van goede bewegwijzering, soms al vanaf de snelweg. De aankomst van uw gasten per touringcar of auto levert dan over het algemeen geen grote problemen op.

Het wordt anders als u gekozen heeft voor een tijdelijke locatie of als de verwachte toeloop heel erg groot is. In dat geval regelen wij de noodzakelijke extra bewegwijzering. Hiervoor maken wij gebruik van tijdelijke borden en mobiele tekstwagens. 

Als het nodig is, nemen wij in ons projectplan alternatieve routes op en zorgen we voor verkeersregelaars. Zij garanderen, bijvoorbeeld op kruispunten, een goede doorstroming van het verkeer. Dit bespreken we vooraf ook met de betrokken overheidsinstanties. Wij stellen alles in het werk om eventuele overlast tot een minimum te beperken en uw gasten zo snel en veilig mogelijk op de betreffende locatie te laten aankomen.

Hospitality

Bij uw evenement staat de veiligheid van uw bezoekers, gasten, deelnemers, sporters, artiesten of sprekers natuurlijk voorop. U wilt er zeker van zijn dat de evenementenbeveiliging aan alle wettelijke eisen voldoet, zonder dat dit ten koste gaat van de gastvrijheid. En, u wilt zich vooral concentreren op datgene waar uw bedrijf goed in is: een geslaagd evenement organiseren. Zonder dat u zich daarbij zorgen hoeft te maken over crowd management en beveiliging. 

Dan bent u bij onze collega’s van Crowd Support aan het juiste adres. Of het nu gaat om muziek-, sport-, corporate- of media-evenementen, wij hebben slechts één doel: er samen met u voor zorgen dat uw bezoekers een veilig en prettig evenement beleven. U bespreekt de inzet van de medewerkers van Crowd Support natuurlijk met uw eigen Project Manager. Bij ons heeft u slechts één contactpersoon, dat is wel zo handig en efficiënt.

Snel een oplossing nodig?

Wilt u meer weten over onze werkwijze? Maak dan direct een vrijblijvende afspraak door op de onderstaande button te klikken en het contactformulier in te vullen!