Vervoersmanagement

Wat komt er allemaal kijken bij het vervoer van en naar een evenement?

Een vervoersvraagstuk is complex. Het opstellen van een vervoersplan met daarin een efficiënte vervoersplanning kost al gauw meer tijd dan je zou denken. Zeker als je hierin niet bent gespecialiseerd en een beperkt netwerk hebt in de branche, is het moeilijk om te bepalen waar je precies moet starten. Bij welke partijen leg je een uitvraag voor beschikbaarheid neer en is het mogelijk om capaciteit vast te leggen? En wat doe je als de planning op het laatste moment wordt gewijzigd, kort voorafgaand aan de start van het evenement? Dit zijn allemaal zaken die kunnen resulteren in een inefficiënte werkwijze, waardoor jij je in mindere mate kan focussen op zaken waarop jij je eigenlijk wel zou willen en moeten focussen.

Waarom zou je een vervoersvraagstuk uitbesteden?

Wil jij je in aanloop naar het evenement focussen op de zaken waarop jij je wilt focussen? Dan kan je ervoor kiezen om het vervoersvraagstuk uit te besteden. Wij kunnen dan het volledige vervoersvraagstuk van jou overnemen. Je wilt immers dat er alles aan gedaan wordt gedaan om jouw gasten een zo leuk mogelijke ervaring te bieden. En vervoer is daarin niet geheel onbelangrijk, aangezien dat het eerste én laatste contactmoment is tussen jouw gasten en het evenement.

Hoe kan VervoersProjecten Nederland hierbij helpen?

Wanneer duidelijk is wat jouw wensen zijn, stellen wij een overzichtelijk plan op. Hiermee informeren we tijdens de voorbereidingen, voorafgaand aan het evenement, desgewenst ook de gemeente, politie, brandweer en Rijkswaterstaat. In het plan zijn de volgende zaken opgenomen:

Daarnaast bekijken we of er ontheffingen of vergunningen nodig zijn en verzorgen we desgewenst de aanvraag hiervan. Zo ben je er zeker van dat het plan in de gewenste vorm ook daadwerkelijk uitvoerbaar is.

Wanneer moeten vergunningen worden aangevraagd?

Vindt het evenement dat je organiseert plaats op een van de grote en bekende Nederlandse locaties? Dan zijn eventuele vergunningen ongetwijfeld al geregeld. Wanneer je een evenement organiseert op eigen terrein of een ongebruikelijke plek, is het belangrijk om tijdig te achterhalen welke vergunningen je nodig hebt. Dat kan bijvoorbeeld nodig zijn voor het plaatsen van verkeersborden, de inzet van verkeersregelaars, het inrichten van tijdelijke parkeerlocaties of om toegang te krijgen tot bepaalde wegen. Het is van belang dat dergelijke vergunningen op tijd worden aangevraagd. Ook dat kunnen we voor jou doen. Zo kun jij je focussen op het organiseren van het evenement.

Welke verkeersmaatregelen zijn noodzakelijk?

Wanneer het evenement plaatsvindt op een bestaande evenementenlocatie, is er in de meeste gevallen al sprake van goede bewegwijzering. Soms zelfs al vanaf de snelweg. De aankomst van gasten levert dan over het algemeen geen grote problemen op. Dat is echter anders wanneer er is gekozen voor een tijdelijke locatie of als de verwachte toeloop enorm is. In dat geval regelen wij de noodzakelijke extra bewegwijzering. Daarvoor gebruiken we tijdelijke verkeersborden en mobiele tekstwagens.

Als het nodig is, beschrijven we in het plan ook alternatieve routes en zorgen we voor beroepsverkeersregelaars van onze zusterorganisatie Trigion Traffic Support. Wanneer je een verkeersregelaar inzet, lees je op deze pagina. Alles wordt voorafgaand aan het evenement besproken en afgestemd met de betrokken overheidsinstanties. We stellen alles in het werk om eventuele overlast voor omwonenden tot een minimum te beperken en al je gasten zo snel en veilig mogelijk op de locatie te laten arriveren.